Adopt Parfums est un concept unique autour de l'univers du parfum. Une beauté accessible, qui s'inscrit dans une démarche qualitative et exigeante. Nos parfums sont fabriqués en France, à Château-Renard. Nous élaborons nos parfums avec des matières premières de qualité, récoltées au meilleur de leur potentiel olfactif, avec des essences choisies avec soin, et en nous appuyant sur le savoir-faire de nos artisans partenaires à Grasse, la capitale mondiale de la parfumerie.
Adopt Parfums est en plein développement et recherche ses nouveaux talents pour partager une riche aventure au sein d'une team fun, passionnée et enthousiaste !
Dans le cadre de notre développement au Canada, nous recherchons un.e Coordonnateur.rice des opérations, basé.e à Québec City ou à Montréal, pour une prise de poste en janvier 2027.
Le ou la Coordonnateur.trice des Opérations assure la mise en œuvre et le suivi des standards opérationnels des magasins Adopt Parfums de son périmètre.
Véritable relais terrain de la Directrice régionale, il/elle accompagne le réseau magasin dans l'application des procédures internes, l'organisation et l'optimisation des stocks, la conformité du merchandising permanent, la fiabilité des réceptions et des transferts de marchandises ainsi que le respect des procédures administratives et de sécurité.
En tant que référent opérationnel terrain, il/elle structure, contrôle et optimise les opérations quotidiennes du réseau afin de garantir des magasins organisés, conformes aux standards de la compagnie et dotés d'outils et de procédures fiables.
Responsabilités Principales
- Logistique et réception des marchandises 📥
- Assurer le suivi des livraisons destinées aux magasins.
- Vérifier la conformité des marchandises réceptionnées avec les documents de livraison et les quantités attendues.
- Identifier et signaler les écarts, les colis manquants, les erreurs de livraison et les produits endommagés.
- Coordonner le traitement des anomalies avec les interlocuteurs logistiques et les services concernés.
- Veiller à la bonne intégration des marchandises dans les stocks informatiques.
- Anticiper les contraintes de réception et assurer le suivi des livraisons en attente.
- Organiser les priorités de traitement des marchandises en fonction des besoins opérationnels des magasins.
- Allocation et gestion des stocks 📦
- Participer à la répartition des marchandises entre les magasins selon les besoins et les niveaux de stock.
- Coordonner les transferts inter magasins et assurer leur traçabilité.
- Vérifier la conformité des mouvements de stock dans les outils de gestion.
- Identifier les écarts de stock, les anomalies et les références nécessitant une vérification.
- Organiser les inventaires tournants et participer à la préparation des inventaires périodiques.
- Analyser les écarts entre les stocks physiques et informatiques et coordonner leur résolution.
- Assurer le suivi des produits manquants, des retours et des ajustements autorisés.
- Proposer des solutions pour limiter les erreurs de stock, les pertes et les déséquilibres entre les magasins.
- Merchandising permanent et conformité des magasins 🪧
- Contrôler l'application des planogrammes et des implantations permanentes définis par la compagnie.
- Vérifier la conformité des mobiliers, des présentoirs, du rangement des produits et de leur présentation selon les standards de la marque.
- S'assurer que les produits sont correctement implantés et que les espaces de vente sont organisés conformément aux directives transmises.
- Identifier les écarts d'implantation et coordonner leur correction avec les responsables de magasin.
- Veiller au maintien des standards de rangement, de propreté et d'organisation des espaces de vente.
- Accompagner les équipes dans la mise en conformité opérationnelle des magasins.
- Organisation et optimisation des réserves 🛠️
- Définir et déployer un standard d'organisation des réserves commun aux magasins.
- Structurer les espaces de rangement par catégories de produits, références et zones identifiées.
- Mettre en place des règles de rangement, d'étiquetage et de circulation facilitant l'accès aux marchandises.
- Optimiser les espaces disponibles afin de faciliter les réceptions, le réassort et les inventaires.
- Contrôler régulièrement l'application des standards et assurer le suivi des corrections nécessaires.
- S'assurer que les réserves restent propres, accessibles, sécuritaires et conformes aux exigences de la compagnie.
- Identifier les difficultés de stockage et proposer des solutions adaptées aux contraintes de chaque magasin.
- Gérer les destructions et recyclages éventuels avec les prestataires concernés.
- Procédures bancaires et suivi des dépôts 💰
- Vérifier l'application des procédures internes de clôture de caisse et de préparation des dépôts bancaires.
- Contrôler la présence et la conformité des justificatifs de dépôt.
- Assurer le suivi des dépôts manquants, des retards et des écarts constatés.
- Comparer les informations disponibles dans les rapports de caisse avec les justificatifs transmis, selon les accès et responsabilités autorisés.
- Coordonner les recherches nécessaires avec les responsables de magasin et le service comptable.
- Documenter les anomalies et assurer leur suivi jusqu'à leur résolution.
- Signaler rapidement toute irrégularité à la Directrice régionale et aux services concernés.
- Procédures opérationnelles et conformité CNESST 🔐
- Contrôler l'application des procédures opérationnelles internes dans les magasins.
- Vérifier le respect des règles de santé et de sécurité au travail applicables aux activités quotidiennes.
- S'assurer de la sécurisation des zones de réception, des réserves, des équipements et des espaces de circulation.
- Vérifier les pratiques de manutention et de rangement des marchandises.
- Contrôler la disponibilité et la bonne tenue des documents et registres requis par les procédures internes.
- Effectuer des inspections opérationnelles et signaler les situations à risque.
- Assurer le suivi des mesures correctives en collaboration avec les responsables de magasin et les interlocuteurs RH compétents.
- Documenter les constats et les actions prises afin d'assurer une traçabilité fiable.
- Contribuer au déploiement des procédures de prévention et à leur application, en coordination avec les personnes désignées par l'employeur.
Les responsabilités confiées devront respecter le cadre légal des provinces couvertes ainsi que les responsabilités officielles de l'employeur et des personnes désignées en matière de santé et de sécurité.
- Suivi opérationnel et reporting 📑
- Réaliser des visites régulières dans les magasins du périmètre.
- Effectuer des contrôles opérationnels portant sur les stocks, les réserves, les réceptions, les dépôts et les standards permanents.
- Identifier les anomalies et établir des plans d'action correctifs à mettre en place avec les responsables concernés.
- Rédiger des comptes rendus synthétiques et documentés à destination de la Directrice régionale.
- Assurer le suivi des échéances et vérifier la mise en œuvre effective des corrections.
- Centraliser les problématiques récurrentes et proposer des améliorations des procédures.
- Assurer la liaison avec les équipes logistiques, la comptabilité, les RH et les autres services concernés.
- Préparer et actualiser les procédures, les check-lists et les supports opérationnels nécessaires au bon fonctionnement du réseau.
- Contribuer aux engagements RSE de l’entreprise 🌱
- Appliquer les bonnes pratiques environnementales au quotidien : tri, économie d’énergie, respect des procédures internes (ISO, logistique responsable, achats responsables).
- Réduire le gaspillage et les pertes en optimisant les flux de marchandises, les transferts intermagasins et la gestion des stocks.
- Coordonner les opérations de tri, de réemploi et de recyclage des emballages, mobiliers et produits concernés, en assurant leur traçabilité avec les magasins et les prestataires.
Expérience Et Compétences
- Expérience entre 2 et 5 ans en opérations dans le commerce de détail ou grande distribution, idéalement dans un réseau de boutiques.
- Solide maîtrise de la gestion des stocks, des inventaires, des réceptions et des transferts inter magasins.
- Expérience en organisation logistique et en optimisation des espaces de stockage.
- Bonne connaissance des procédures de caisse, des dépôts bancaires et des contrôles administratifs.
- Capacité à contrôler l'application des procédures et à assurer un suivi rigoureux des anomalies.
- Connaissance des exigences de santé et de sécurité au travail du Canada, ou capacité à acquérir rapidement les connaissances nécessaires.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion des stocks.
- Niveau d’anglais professionnel attendu.
- Permis de conduire valide et disponibilité pour des déplacements réguliers dans l’Est du Canada.
Qualités personnelles
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Autonomie et capacité à anticiper les besoins.
- Esprit pratique et orientation vers la résolution de problèmes.
- Capacité à gérer plusieurs sujets opérationnels simultanément.
- Sens de l'observation et attention aux détails.
- Communication claire et professionnelle.
- Fiabilité, discrétion et respect des procédures.
- Capacité à travailler en coordination avec les responsables de magasin et les services du siège.
Contrat Et Avantages
- CDI temps plein 39 heures
- Rémunération : 60-64K $CAD selon profil
- Congés : 3 semaines à la fin de la première année
- Mise à disposition d'un véhicule pour les déplacements professionnels
- 1 jour de télétravail par semaine
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🌈 Chez Adopt Parfums nous favorisons l’égalité des chances et la non‑discrimination. Tous les talents sont les bienvenus, quels que soient leur genre, leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leur âge, leur situation de handicap ou toute autre caractéristique personnelle. 🤝
